Sådan behandler vi persondata hos Focus Advokater

Formålet med denne privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan Focus Advokater P/S (”vi”, ”os”) behandler dine personoplysninger. Med denne politik ønsker vi at gøre dig bevidst om, hvilke oplysninger der indsamles og behandles, og hvor længe de opbevares. Privatlivspolitikken omhandler behandling af personoplysninger hos Focus Advokater P/S når du indgår aftaler, interagerer eller på anden måde udveksler personoplysninger med os.

Focus Advokater P/S behandler dine oplysninger til et eller flere specifikke formål og i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. Vi behandler bl.a. dine oplysninger, hvis du er kunde hos os, samarbejdspartner, leverandør, besøger vores hjemmeside eller vores sociale medie, hvis du skriver dig op til vores nyhedsbrev, deltager i et kursus, seminar eller webinar samt søger job hos os. Oplysningerne vil som alt overvejende udgangspunkt komme direkte fra dig, og vi behandler alene dine oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev indsamlet. Oplysningerne kan dog også behandles og opbevares længere i anonymiseret form.

I skema kan du få et overblik over de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager. Under skemaet har du mulighed for at læse nærmere om de specifikke behandlinger.  

Advokatbistand

Når vi indleder et kundeforhold med dig med det formål at yde konkret advokatbistand, har vi brug for at behandle dine personoplysninger. Vi registrerer dine oplysninger på en sag i vores interne sagsbehandlingssystem. Vi behandler dine generelle kontaktoplysninger, herunder navn, adresse og e-mail, så vi har mulighed for at kontakte dig om din sag. Afhængig af de nærmere omstændigheder i din sag og de ønskede ydelser kan vi også behandle andre kategorier af personoplysninger, herunder dit CPR-nummer.

Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af en aftale om levering af advokatydelser til dig. Det retlige grundlag er i den forbindelse GDPR art. 6(1)(b). Vi behandler oplysninger om dit CPR-nummer eller andre fortrolige eller følsomme personoplysninger, hvis det er nødvendigt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. DBL § 11(2)(4) og GDPR art. 9(2)(f). F.eks. behandling af CPR-numre i forbindelse med registreringspligtige beslutninger til Erhvervsstyrelsen. 

Hvis du er modpart i vores sag, behandler vi dine oplysninger ud fra vores legitime interesse efter GDPR art. 6(1)(f). Vores legitime interesse er at fastlægge eller forsvare et retskrav på vegne af vores kunder. Oplysningerne vil som udgangspunkt stamme fra dig, men vi kan også indhente oplysninger fra offentligt tilgængelige registre og offentlige myndigheder samt modparter, parter eller bipersoner på relevante sager.

Såfremt vi har behov for eller er forpligtet til at registrere dine personoplysninger i offentlige registre, kan dette ske til en række offentlige myndigheder via deres indberetningsportaler. Hvilke myndigheder, der er tale om, vil afhænge af din konkrete sag, men vil f.eks. være Domstolsstyrelsen, Erhvervsstyrelsen og Tinglysningsretten.

Vi opbevarer dine oplysninger, som vi har registreret i forbindelse med en verserende sag, indtil de ikke længere er nødvendige for opfyldelse af det eller de formål, som oplysningerne blev indsamlet og behandlet til. Focus Advokater har, på tværs af sine systemer og fysiske arkiver, udarbejdet interne retningslinjer for slettefrister for personoplysninger, som overholder de forpligtelser, vi er underlagt i forhold til gældende lovgivning.

Hvidvaskdokumentation

Når vi som virksomhed etablerer forretningsforbindelse med en virksomhed eller en privatperson og hjælper virksomheden eller privatpersonen i sager, som omhandler transaktioner eller pengeoverførsler, er vi i medfør af hvidvaskloven forpligtet til at identificere og indhente legitimation fra vores kunder. Dette indebærer, at vi for vores virksomhedskunder er forpligtet til at identificere og legitimere selskabets reelle ejer(e). Der vil derfor ske en behandling af dine personoplysninger i kraft af dit direkte kundeforhold hos os eller i kraft af, at du er reel ejer i et selskab, som er kunde hos os. De oplysninger, der vil blive indhentet og registreret, er dine identitetsoplysninger, herunder dine almindelige personoplysninger som navn, adresse, fødested og nationalitet samt CPR-nummer, hvis du har et. Hertil har vi brug for at indhente en kopi af dit pas eller kørekort og dit sundhedskort.

Vi behandler dine personoplysninger, herunder dit personnummer, i overensstemmelse med GDPR art. 6(1)(c) og DBL § 11(2)(1), da vi er underlagt en retlig forpligtelse i hvidvaskloven. Oplysningerne er som udgangspunkt indhentet direkte fra dig, men der kan være tilfælde, hvor vi er forpligtet til at indhente yderligere oplysninger fra internationale registre.

Såfremt vi er vidende om, har mistanke om eller rimelig grund til at formode, at en transaktion, midler eller en aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme, er vi forpligtet til at orientere Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK). Det bemærkes særligt, at du ikke har ret til indsigt i, om der er sket underretning til SØIK eller ret til indsigt i indholdet af underretningen.

Vi opbevarer dine personoplysninger i relation til hvidvaskdokumentation i 5 år efter kundeforholdets ophør, som foreskrevet i hvidvaskloven, hvorefter de slettes.

Kurser, seminarer og webinar

I forbindelse med vores arrangering, afholdelse og evaluering af kurser, seminarer og webinar behandler vi personoplysninger om dig for at kunne registrere din tilmelding og kontakte dig. Vi har til dette formål brug for at behandle dine almindelige personoplysninger, herunder kontaktoplysninger som navn, stilling og e-mail. Vi vil også behandle dine betalingsoplysninger, hvis du skal betale for kurset, seminaret eller webinaret.

Vi behandler dine oplysninger på baggrund af en aftale mellem dig og os om at deltage i vores kurser, seminarer og webinar. Det retlige grundlag er i den GDPR art. 6(1)(b). Behandlingen af dine personoplysninger kan også finde sted på baggrund af vores legitime interesse i at kunne evaluere kurserne og dele dine kontaktoplysninger med de øvrige deltagere ved udlevering af deltagerlister. Det retlige grundlag for denne behandling er GDPR art. 6(1)(f). Personoplysningerne stammer fra dig eller den, der har tilmeldt kurset på dine vegne, f.eks. din arbejdsgiver.

Når Focus Advokater P/S afholder webinarer, anvender vi tjenesten Demio til tilmelding og den efterfølgende streaming af selve webinaret. Demio er i den forbindelse databehandler og behandler oplysninger om webinarets deltagere på vegne af Focus Advokater P/S og efter vores specifikke instruks. Demio er placeret i USA, og vi anvender Standard Contractual Clauses som overførselsgrundlag. Dette sikrer en tilstrækkelig grad af sikkerhed ved behandling af dine oplysninger uden for EU/EØS.

Vi opbevarer som udgangspunkt dine oplysninger frem til endt evaluering og 5 år derefter.

Cookies og hjemmeside

I forbindelse med den almindelige drift af vores hjemmeside indsamler vi personoplysninger om dig via cookies for at forbedre hjemmesidens udsende og brugeroplevelse samt til at udarbejde statistikker. De oplysninger, som vi indsamler via cookies, omfatter din IP-adresse, browsertype, enhed (type, version, operativsystem m.v.) samt brugeradfærd, herunder sidevisninger.

Vi indsamler kun dine oplysninger, hvis du har givet samtykke hertil. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Læs mere om dette i vores cookiepolitik her.

På vores hjemmeside har vi desuden integrerede plugins fra sociale medier, som den vej igennem har mulighed for at indsamle data om dig, hvis du har givet dit samtykke hertil. Vi har i den forbindelse et fælles dataansvar med hvert medie. Vi anvender integrerede plugins fra Facebook og LinkedIn.

Oplysninger indsamlet via cookies lagres i højst 2 år. Oplysninger om IP-adresse lagres ikke.

Sociale medier

Vi anvender visse sociale medier bl.a. Facebook og LinkedIn til at komme i kontakt med potentielle kunder samt fremme vores markedsføring. Hvis du har været inde og ”like” vores fanside på det sociale medie eller har været i kontakt med os igennem dette, behandler vi undgåeligt dine personoplysninger. Vi behandler hertil kun oplysninger om dit navn og e-mail.

Hvis du kontakter os via sociale medier, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig og svare på dine henvendelser jf. GDPR art. 6(1)(f). Oplysningerne vil stamme fra dig og det sociale medie, som du kontakter os igennem.

Vi har et såkaldt fælles dataansvar med de sociale medier vi anvender, idet vi begge behandler dine personoplysninger til egne formål. Du kan læse mere om de sociale mediers behandling af dine personoplysninger i det følgende:

• Facebooks behandling af dine personoplysninger her, og om det fælles dataansvar
• Du kan læse mere de om LinkedIns behandling af dine personoplysninger her og om det fælles dataansvar her.

Oplysninger behandlet ifm. sociale medier, som omhandler direkte kommunikation via de sociale medier slettes med det samme. Opslag på f.eks. Facebook-sider eller i offentlige grupper slettes ikke, idet et opslag eller en kommentar på Facebook-sider eller i offentlige grupper betragtes som værende offentlige områder. Du kan læser mere om offentlige områder her.

Markedsføring

Vi behandler kun dine personoplysninger til brug for markedsføring, hvis du har givet dit samtykke i overensstemmelse med GDPR art. 6(1)(a) til f.eks. at modtage nyhedsbreve om nyheder, der er væsentlige for din virksomheds drift og praksis samt invitationer til faglige arrangementer. Omfanget af vores behandling fremgår af det konkrete samtykke.

Hvis du har samtykket til at modtage markedsføring fra os, behandler vi som udgangspunkt oplysninger om dit navn, firmanavn, e-mail, stillingsbetegnelse og CVR-nr. Der er også mulighed for at skrive i et fritekstfelt, men vi fraråder at skrive personoplysninger i dette felt, medmindre det er relevant for henvendelsen.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at benytte linket ”afmeld” i de nyhedsbreve, du modtager samt ved at sende en mail compliance@focus-advokater.dk

Vi opbevarer dokumentationen for dit samtykke, så længe du modtager markedsføring eller deltager i vores markedsføring og i 2 år efter, at samtykket er trukket tilbage, hvis det er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Jobansøgere

Hvis du søger job hos Focus Advokater P/S behandler vi ligeledes dine personoplysninger. Du kan læse mere om, hvordan vi behandler dine oplysninger i vores Privatlivspolitik for jobansøgere her.

Leverandører og samarbejdspartnere

Når vi indgår aftaler med leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi oplysninger om disses kontaktpersoner. Dette omfatter oplysninger om navn, stillingsbetegnelse, telefonnummer, e-mail og om nødvendigt betalingsoplysninger.

Oplysningerne behandles enten, fordi det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af aftalen med den pågældende leverandør eller samarbejdspartner jf. GDPR art. 6(1)(b), eller fordi vi som led i aftalen har en legitim interesse i at behandle den pågældendes kontakt oplysninger jf. GDPR art. 6(1)(f).

Vi opbevarer relevante kontaktoplysninger igennem vores samarbejde. Skriftlige korrespondancer slettes løbende, og oplysninger som er nødvendige til at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven opbevares i 5 år plus løbende regnskabsår.

I de tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger på baggrund af en retlig forpligtelse eller et krav i henhold til kontrakt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, er du forpligtet til at give os oplysningerne for, at vi kan opretholde kundeforholdet, opfylde kontrakten samt fakturere dig for vores ydelser m.v. Hvis du ikke ønsker at give os de oplysninger, som vi skal bruge for at overholde vores forpligtelser, kan konsekvensen være, at vi ikke har mulighed for at oprette eller fortsætte klientforholdet eller opfylde en kontrakt med dig.

Du er ikke forpligtet til at give os dine oplysninger i andre tilfælde, f.eks. til brug for vores markedsføring og udsendelse af nyhedsbreve. Konsekvensen ved ikke at give os dine oplysninger vil dog være, at du f.eks. ikke kan modtage markedsføringsmateriale og nyhedsbreve fra os.

Som advokatselskab er vores medarbejdere underlagt tavshedspligt i medfør af retsplejeloven og de advokatetiske regler. Vi videregiver kun oplysninger om dig til tredjeparter, når vi har indhentet dit samtykke hertil, eller når vi er forpligtet i henhold til lovgivning. Disse tredjeparter kan eksempelvis være modparter og deres rådgivere, eksterne rådgivere samt offentlige myndigheder, herunder SKAT og domstolene.

Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks i henhold til den indgåede databehandleraftale.
I nogle tilfælde benytter vi databehandlere uden for EU/EØS, hvorved personoplysninger kan blive overført til tredjelande, bl.a. i forbindelse med vores brug af cloud-løsninger. Herved anvender vi et gyldigt overførselsgrundlag (evt. herunder Standard Contractual Clauses) inden vi overfører personoplysningerne. Overførelsen sker alene under iagttagelse af de nødvendige sikkerhedsgarantier som krævet efter gældende databeskyttelseslovgivning og der foretages altid en individuel vurdering vedrørende behov for supplerende foranstaltninger.

Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du kan gøre brug af. Dine rettigheder omfatter retten til at anmode om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger, begrænsning af og indsigelse mod vores behandling, samt retten til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindelig anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.

Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00.

Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er:

Focus Advokater P/S
CVR.nr.: 34 04 56 66
Cortex Park Vest 3
5230 Odense M
mail@focus-advokater.dk
+45 63 14 20 20

Vi har udpeget en medarbejder som intern persondatakoordinator. Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, kan du derfor kontakte Stefan Juvald Stade på sta@focus-advokater.dk eller på telefon +45 63 14 45 19.

Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer retter vi henvendelse til dig i form af e-mail eller synlig meddelelse på vores website.

Denne privatlivspolitik er senest ændret den 20.2.2023.