Hvornår er man selvtilrettelægger?

En faglig voldgift har i en nyere kendelse afgjort en tvist om fortolkningen af en arbejdstidsaftale på det statslige område. Kendelsen er en af de første i Danmark til at give retningslinjer for, hvornår en medarbejder kan anses som selvtilrettelægger og dermed være undtaget fra 48-timers-reglen og kravet om arbejdstidsregistrering.

Reglerne om selvtilrettelæggere

Ifølge arbejdstidsdirektivet og den danske implementeringslov må den gennemsnitlige arbejdstid som hovedregel ikke overstige 48 timer pr. uge målt over fire måneder. Arbejdsgiver har pligt til at sikre, at de ansatte registrerer deres arbejdstid med henblik på at sikre overholdelse af reglerne.

Visse medarbejdere, de såkaldte ”selvtilrettelæggere” med væsentlig indflydelse på arbejdstilrettelæggelsen, kan undtages fra bl.a. disse regler.

Det er muligt at undtage denne særlige gruppe af ansatte, når arbejdstidens længde, som følge af særlige træk ved det udførte arbejde, ikke måles og/eller fastsættes på forhånd, eller hvis medarbejderen selv har mulighed for at fastsætte sin arbejdstid. Dette kan, efter omstændighederne, omfatte personale med ledelsesfunktioner eller andet personale, der har beføjelse til at træffe selvstændige beslutninger.

Ifølge EU-Domstolens praksis og Europa-Kommissionens fortolkningsmeddelelse fra 2023 kan selvtilrettelæggere omfatte “visse højtstående ledere” samt “visse eksperter, erfarne advokater i et ansættelsesforhold eller akademikere, der har betydelig frihed til at bestemme deres arbejdstid.” Det præciseres dog, at undtagelsen ikke gælder for medarbejdere, hvis arbejdstid kun delvist kan fastsættes af dem selv. Anvendelsesområdet for undtagelsen om selvtilrettelæggere er derfor meget begrænset.

Kort om sagen

Sagen vedrørte en specialkonsulent, der efter fratrædelsen anlagde sag om brud på 48-timers-reglen. Arbejdsgiver havde vurderet, at hun kunne fritages for 48-timers-reglen samt arbejdstidsregistrering som såkaldt ”selvtilrettelægger”.

Hun var ansat som økonom med en 39-timers arbejdsuge uden øvre arbejdstidsgrænse. Det var ubestridt i sagen, at hun gennemsnitligt havde arbejdet mere end 48 timer om ugen i to fire-måneders-perioder. Uenigheden drejede sig bl.a. om, hvorvidt hun kunne klassificeres som selvtilrettelægger og dermed undtages fra 48-timers-reglen.

Arbejdsgiveren var af den opfattelse, at hun selv havde så væsentlig indflydelse på arbejdstid og opgaver, at hun var selvtilrettelægger, mens hun selv gjorde gældende, at faste rammer og begrænsninger fratog hende den nødvendige fleksibilitet til at være selvtilrettelægger.

Hvor meget selvbestemmelse skal der til?

Det blev oplyst under sagen, at medarbejderen var ansat uden højeste tjenestetid, havde mulighed for selv at planlægge sin arbejdstid og besad den nødvendige fleksibilitet i tilrettelæggelsen af sine opgaver. Medarbejderen havde således mulighed for selv at tilrettelægge sine arbejdsdage, arbejde hjemme, planlægge sine konsulentfridage, fastlægge tidspunktet for sin undervisning og udskyde frister efter behov. Dette blev anført til støtte for, at hun var selvtilrettelægger.

Medarbejderen oplyste modsat, at hendes arbejde var præget af faste møder, herunder check-in-møder, budgetteammøder og afdelingsmøder op til flere gange ugentligt, samt korte deadlines og en betydelig arbejdsmængde. Hun var desuden forpligtet til at udfylde et arbejdsskema, der angav status på opgaverne. På den baggrund anførte hun, at hun reelt ikke havde den nødvendige selvbestemmelse, som kræves for at blive betragtet som selvtilrettelægger.

Opmandens vurdering

I sagen var ansættelsesforholdet omfattet af kollektiv overenskomst, men opmanden vurderede at forståelsen af “selvtilrettelægger” skulle vurderes ud fra arbejdstidsdirektivet, EU-Domstolens praksis og Kommissionens fortolkningsmeddelelse. Undtagelsen om selvtilrettelæggere gælder kun medarbejdere med betydelig autonomi over arbejdstiden, såsom højtstående ledere og visse eksperter med væsentlig frihed til at planlægge deres arbejde uden faste ydre begrænsninger.

Opmanden bemærkede, at undtagelsen har et snævert anvendelsesområde og ikke dækker en bred medarbejdergruppe.

Opmanden vurderede, at medarbejderen var underlagt faste rammer, tidsfrister og arbejdsmæssige krav, som begrænsede hendes faktiske frihed til selv at tilrettelægge sin arbejdstid. Særligt var hun bundet af regelmæssige møder, stramme deadlines og krav om løbende dokumentation af arbejdsopgaver.

Opmanden fandt, at medarbejderen ikke kunne anses som selvtilrettelægger i arbejdstidsdirektivets forstand, og at undtagelsen derfor ikke fandt anvendelse.

Focus Advokater bemærker

Kendelsen tydeliggør, at en medarbejder ikke anses som selvtilrettelægger, blot fordi der er fleksibilitet i arbejdet.

Det afgørende er en konkret vurdering af graden af kontrol og begrænsninger fra arbejdsgivers side, og der skal være tale om en betydelig autonomi for medarbejderen, førend denne kan anses for selvtilrettelægger.

Arbejdsgivere bør derfor være opmærksomme på, at medarbejdere, der har fleksibilitet i arbejdet eksempelvis til at møde lidt senere, gå lidt før, indhente timerne en anden dag, arbejde hjemme en eller to dage om ugen mv. meget sjældent vil opfylde kravene for at være selvtilrettelæggere. Der skal efter vores opfattelse mere til.

Vil du vide mere?

Focus Advokaters team for ansættelsesret har stor erfaring med rådgivning inden for ansættelses- og arbejdsforhold. Dette gælder alle aspekter af personaleforhold lige fra ansættelsesforholdet etableres til ansættelsesforholdet afsluttes. Har du spørgsmål til arbejdstidsregler og overenskomstfortolkning, eller brug for rådgivning i øvrigt, er du velkommen til at kontakte vores ansættelsesretlige team.