Akut behov for udbud? – pas på med at bruge hasteproceduren i udbudsloven

Har du et akut behov for at få gennemført en ordre hos en ordregiver, kan udbudslovens hasteprocedure bruges. Det betyder, at tilbudsfristen kan forkortes fra 30 til 15 dage fra dagen efter udbudsbekendtgørelsens afsendelse. Den forkortede frist kan dog ikke bruges generelt. Klagenævnet for Udbud har for nyligt udtalt sig om grænserne herfor. Få svaret i dette indlæg.

Sagens omstændigheder

I sagen for Klagenævnet havde virksomheden Afatex A/S udbudt to kontrakter vedrørende afsætningen af 25.000 tons affaldsforbrændingsslagger til genanvendelse. Afatex A/S havde i begge tilfælde benyttet hasteproceduren i Udbudslovens § 57, stk. 5. Det fremgik af udbudsbekendtgørelserne, at der var tale om et tilbagevendende offentligt udbud.

Under udbudsproceduren stillede den senere udbudsvinder spørgsmål til anvendelsen af hasteproceduren og begrundelsen for anvendelsen heraf. Afatex A/S oplyste i den forbindelse, at udbudsproceduren blev gennemført efter hasteproceduren med begrundelsen ”Begrænset oplagsplads for slagge. ”.

Tildelingskriteriet var laveste pris.

Den vindende tilbudsgiver, der havde fået tildelt kontrakterne, indgav den 13. marts 2023 klage i sagen. Tilbudsgiveren nedlagde blandt andet påstand om, at brugen af hasteproceduren var uberettiget, og at Klagenævnet skulle annullere udbuddene. Klageren anførte, at de valgte at klage over udbudsprocesserne på trods af, at de havde fået tildelt opgaven, fordi klagen over Afatek A/S’ anvendelse af hasteprocedure var væsentlig, særligt efter 4 næsten ens udbud var gennemført efter hasteprocedure inden for 4 måneder.

Klagenævnet for Udbuds kendelse

Klagenævnet udtalte indledningsvist, at tilbudsgiveren havde retlig interesse i sagen. Klagenævnet lagde blandt andet vægt på, at der var tale om et tilbagevendende udbud med anvendelsen af hasteproceduren. Det måtte derfor også forventes, at proceduren ville blive anvendt fremover, hvilket udbyderen udtrykkeligt også havde anført som en mulighed.

Klagenævnet udtalte herefter, at hasteproceduren alene må benyttes i undtagelsestilfælde.

Henset til at Afatek A/S havde benyttet hasteproceduren i fire udbud inden for de seneste fire måneder – og i øvrigt havde anført, at det ikke kunne udelukkes, at Afatek A/S ville benytte hasteproceduren igen – var det Klagenævnets opfattelse, at hasteproceduren blev anvendt som en standardprocedure for Afatek A/S. At hasteproceduren muligvis havde været berettiget ved det første udbud, medførte ikke, at hasteproceduren tillige ville være berettiget ved fremtidige udbud og de aktuelle udbud.

Klagenævnet bemærkede i øvrigt, at tilbudsfristen ikke blot kan forkortes fra 30 dage til 15 dage uden en nærmere præcis begrundelse herfor. Afatek A/S havde alene begrundet hasteproceduren med ”Begrænset oplagsplads for slagge”, og ikke hvilken forkortet tilbudsfrist Afatek A/S anså for nødvendigt.

Klagenævnet gav derfor klageren medhold i, at hasteproceduren var benyttet uberettiget.

Klagenævnet annullerede dog ikke udbuddene, idet formålet med klagesagen overordnet var at få afklaret grænserne for Afatek A/S’ gentagende brug af hasteproceduren. Klageren havde samtidig erklæret sig fuldt ud villig til at stå ved tilbuddene.

Focus Advokater bemærker

Klagenævnets kendelse understreger først og fremmest, at også en vindende tilbudsgiver kan have retlig interesse i at indbringe en sag for Klagenævnet. En tilbudsgiver er dermed heller ikke alene klageberettiget, såfremt denne har lidt et aktuelt eller potentielt tab.

Det bemærkes, at en vindende tilbudsgiver sjældent vil have en kommerciel interesse i at klage. I det konkrete tilfælde havde den vindende tilbudsgiver dog netop en interesse i at få prøvet grænserne for brugen af hasteproceduren, da anvendelsen havde vanskeliggjort tilbudsafgivelsen og det kunne forventes, at Afatek A/S også fremadrettet ville benytte hasteproceduren.

Yderligere illustrerer kendelsen, at ordregiver skal være påpasselig med at anvende hasteproceduren, og at der skal være en konkret og præcis begrundelse herfor, herunder for den nødvendige forkortet tilbudsfrist. Bliver hasteproceduren anvendt uberettiget, kan der være en risiko/mulighed for, at tildelingsbeslutningen og udbuddet annulleres. Det er derfor nødvendigt, at der foretages en konkret vurdering i hvert tilfælde.

Læs kendelsen her.

Læs/genlæs

Hvordan kan Focus Advokater hjælpe?

Focus Advokater har en høj specialiseret viden og stor erfaring med rådgivning inden for udbudsret. Vi hjælper også virksomheder med at få gennemført hele udbudsprocessen digitalt i overensstemmelse med de gældende krav samt med den løbende rådgivning og kvalitetssikring af udbudsmaterialet via udbudsportalen – FOCUS UDBUD.

Har du spørgsmål, eller har du som ordregiver eller tilbudsgiver brug for rådgivning, er du velkommen til at kontakte Focus Advokater ved partner og advokat Karina Dolmer Andersen.