Frist den 17.12.2023 for etablering af whistleblowerordning – er din virksomhed klar?

Er din virksomhed forberedt på de nye krav til etablering af en whistleblowerordning?

Fra den 17. december 2023 skal alle private virksomheder med over 50 medarbejdere have etableret en whistleblowerordning.

Du kan stadig nå det: Hos Focus Advokater kan vi hjælpe med alle aspekter inden for etablering af en whistleblowerordning samt den efterfølgende håndtering af indberetninger. Vi tilbyder forskellige løsninger, tilpasset din virksomheds behov og prisramme.

Vi tilbyder bl.a. Focus Advokaters whistleblowerportal, egnet til virksomheder, som har brug for en indberetningsportal, men som foretrækker ikke selv at skulle være ansvarlig for drift og opdatering af portalen. Derudover tilbyder vi også skræddersyede løsninger, som vi anbefaler til virksomheder med behov for fuld kontrol over design og opsætning af indberetningsportalen.

Kontakt os for en snak i dag, eller læs mere om kravene til whistleblowerordninger i vores nyhedsbrev her.

Introduktion til de nye krav: Hvad du skal vide?

De nye regler pålægger private virksomheder med mindst 50 medarbejdere at etablere en whistleblowerordning. Den skal gøre det muligt for medarbejdere at indberette overtrædelser, som finder sted i virksomheden. Medarbejdere skal kunne indberette overtrædelser af relevante love og reguleringer, såsom offentlige udbud, produktsikkerhed, miljøbeskyttelse, GDPR, og meget mere.

Virksomheder bliver forpligtede til at beskytte whistleblowere mod enhver negativ påvirkning. Manglende beskyttelse kan medføre krav på godtgørelse fra virksomheden. Virksomheden kan også få en bødestraf. En manglende eller mangelfuld etablering af en whistleblowerordning kan også udløse bødestraf til virksomheden.

Hvornår træder reglerne i kraft?

Virksomheder med mellem 50-249 medarbejdere skal have implementeret en whistleblowerordning senest d. 17. december 2023. Virksomheder med flere end 250 medarbejdere har været forpligtede til at have en whistleblowerordning siden december 2021.

Virksomheder med færre end 50 medarbejdere er ikke juridisk forpligtede til at etablere en whistleblowerordning, dog kan det stadig være en fordelagtig investering.

Krav til Whistleblowerordningen

De nye regler fastsætter en række krav til whistleblowerordningen. Virksomheden skal etablere kanaler og fastlægge procedurer for intern indberetning og for opfølgning. Indberetningskanalen kan enten drives internt af en person eller afdeling, der er udpeget hertil, eller af en ekstern tredjepart. Det er et krav, at vedkommende er upartisk og uafhængig af virksomhedens ledelse.

Der skal samtidig etableres en indberetningskanal, der skal være udformet til at sikre at whistleblowerens identitet og indberetningens indhold skal være beskyttet mod uautoriserede medarbejderes adgang hertil. Det er op til virksomheden, om der skal være mulighed for at indberette mundtligt, skriftligt eller begge dele. Hvis der skal være adgang til mundtlig indberetning, har whistlebloweren krav på et fysisk møde.

Det er den person, afdeling eller tredjepart, der er udpeget til at administrere whistleblowerordningen, der har ansvar for at bl.a. at bekræfte modtagelsen af indberetningen, foretage omhyggelig opfølgning og give feedback til whistlebloweren hurtigst muligt og inden for de fastsatte tidsfrister.

Virksomhedens ansvar

Det er virksomhedens ansvar, at dokumentationspligten er opfyldt ved skriftligt at dokumentere etablering af og procedurer for whistleblowerordningen, samt at der er udpeget en whistleblowerenhed. Udover procedurer for intern indberetning er virksomheden forpligtet til at udarbejde procedurer for indberetninger eksternt til Datatilsynet.

Virksomheder er dermed forpligtet til at:

Udarbejde politikker på de områder, whistleblowerordningen skal dække.
Fastlægge og beskrive i) relevante medarbejderes roller og ansvar og ii) konkrete retningslinjer for behandlingen af indberetninger.
Udpege en upartisk person eller afdeling, der modtager indberetningerne.
Stille information til rådighed for potentielle whistleblowere, herunder i) hvilke overtrædelser, der kan indberettes om, ii) hvem der kan indberette, iii) hvordan indberetninger behandles og registreres, iv) hvordan man gør brug af den interne whistleblowerordning, og v) hvilke rettigheder whistlebloweren og den berørte person har.
Håndtere indberetninger inden for lovens frister.

Focus Advokater bemærker

Whistleblowerordninger har i stigende grad taget en central plads i virksomheders indsats for at opretholde integritet og etisk praksis. Disse ordninger udgør ikke blot en reaktion på lovgivningsmæssige krav, men repræsenterer også en proaktiv tilgang til risikostyring og kulturskabelse i virksomheder.

I takt med stigende kompleksitet i erhvervslivet og skærpede krav til gennemsigtighed er whistleblowerordninger blevet afgørende for at identificere og håndtere uregelmæssigheder internt, før de udvikler sig til større problemer. En effektiv whistleblowerordning giver medarbejdere et trygt og anonymt rum til at rapportere overtrædelser og andre potentielle risici.

Den seneste lovgivning, der kræver etablering af whistleblowerordninger for virksomheder med over 50 ansatte, markerer et væsentligt skift i reguleringen. Virksomheder er nu ikke blot forpligtede til at implementere disse ordninger, men skal også sikre beskyttelse af whistleblowerne og håndtere indberetninger inden for fastsatte frister for at undgå retlige konsekvenser.

Whistleblowerordninger dækker en bred vifte af overtrædelser, herunder, men ikke begrænset til, overtrædelser af lovgivning vedrørende offentlige udbud, produktsikkerhed, miljøbeskyttelse, GDPR, konkurrenceret, og arbejdsmiljø. Dette afspejler behovet for en holistisk tilgang til risikostyring.

En effektiv whistleblowerordning kræver nøje planlægning og implementering. Virksomheder skal udarbejde klare politikker, fastlægge medarbejderes roller og ansvar, udpege en upartisk enhed til modtagelse af indberetninger, og sikre fortrolighed og beskyttelse af whistlebloweren. Håndtering af indberetninger inden for lovens frister er afgørende for at undgå juridiske konsekvenser.

Whistleblowerordninger er ikke blot et juridisk krav; de er en strategisk investering i at opretholde virksomhedens ry, integritet og bæredygtighed. Virksomheder, der vedtager en proaktiv tilgang til disse ordninger, skaber ikke kun et mere etisk arbejdsmiljø, men reducerer også risikoen for potentielle skandaler og retssager.